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 17abr 

O desafio de organizar eventos

 

Texto: Fernanda Lange

Na manhã desta quarta-feira, eu e Laís Mezzari, colega de redação daqui da agência, assistimos à palestra ”Excelência no Atendimento na Área de Eventos”, conduzida pela jornalista Lygia Veny Casas, proprietária da Multi Comunicação Integrada.

O bate-papo rolou na Ajorpeme, atraindo diversas pessoas do ramo que puderam relembrar a importância do planejamento e compartilhar experiências da rotina – permeada por desafios ligados ao relacionamento com clientes, fornecedores e por uma gama de imprevistos que batem à porta.

É sempre bom adentrar outros universos, aprender. Então, como certas vezes as atividades de assessoria de imprensa que desenvolvemos incluem eventos corporativos, como entrevistas coletivas e outras recepções à imprensa e ao público geral, anotamos tudinho (seguindo, por sinal, uma das dicas da palestrante: documentar!). Confira algumas dicas:

- trabalhe o controle emocional, nada de estresse, desespero, pois imprevistos vão surgir, tenha certeza disso e elabore plano B, C…;

- saiba diferenciar as características e necessidades de cada evento (comercial, social, cultural, corporativo etc.);

- cultive a organização, dê importância à documentação de combinados, elaborando contratos com o cliente e todos os fornecedores para evitar situações como “mas não foi isso que eu pedi…”;

- ainda na linha da dica anterior, encare o planejamento de um evento como um projeto, traçando um briefing e um check list bem detalhado;

- saiba se expressar bem, mas também saiba dizer não ao cliente, alertando-o sobre possíveis decepções que pode vir a ter com determinadas escolhas pessoais de fornecedores (ainda que não façam parte da sua “alçada”;

- seja realista, transparente com o cliente quanto aos gastos, criativo com o capital disponível e hábil em negociações com fornecedores, podendo articular uma troca de “cortesias”;

- no pós-evento, faça uma pesquisa de satisfação (solicitando aos críticos que também façam sugestões) e construa um relatório final do trabalho;

- seja pontual em todo o processo!

“O mercado não tem mais tempo para quem quer caminhar sozinho”, finalizou Lygia, enfatizando a importância de uma parceria sadia entre empresas rumo ao sucesso e à excelência no atendimento em eventos.

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